பள்ளிகள் தோறும், ‘‘கடிதம் எழுதுவது எப்படி?’’ என்பது கற்பிக்கப்படுகிறது. ஆனால், Paper-free zone அதாவது, காகிதம் இல்லாத தளத்தை நோக்கி நாம் நகர்ந்து கொண்டிருக்கிறோம். இனி மின்னஞ்சலை எழுதுவது எப்படி என்பதைக் கற்றுக் கொள்வோமா மாணவர்களே!இங்கு முதலில் அறிந்துகொள்ள வேண்டியது, Formal மற்றும் informal ஆகிய இரண்டுக்கும் இடையிலான வேறுபாடு.

Formal என்பது பணி நிமித்தமாக ஒருவரை அணுகுவது.

உங்களுடைய பள்ளி ஆசிரியர், முதல்வர், அல்லது வயதில் மூத்தவர்களுடன் உரையாடும்போது Formal-ஆக பேச வேண்டும். இதன் அடிப்படையில்தான் மின்னஞ்சலையும் எழுதத் தொடங்க வேண்டும்.

உதாரணத்துக்கு,Dear Sir/MadamDear Sir or MadamTo whom it may concernDear Ms.PriyaDear Mr.JohnDear Dr.Shahulஇங்கு கவனிக்க வேண்டியது, பெறுநரின் பெயரை நாம் பெரும்பாலும்எழுதுவதில்லை. தேவைப்பட்டால் எழுதலாம். இருந்தபோதும் அவர்களுடைய கல்வி, தகுதியை குறிப்பிட்டு முறையாக எழுத வேண்டும். அதேபோல பெண்களுக்கு எழுதும்போது, Miss or Mrs ஆகியவற்றை எழுதாமல்பொதுவாக Ms. என்றே குறிப்பிட வேண்டும்.